Funzionigramma uffici
Direzione generale
- Servizio di segreteria generale, segreteria di direzione e degli organi istituzionali.
- Anticorruzione, trasparenza, controlli successivi di regolarità amministrativa.
- Programmazione dei fabbisogni del personale.
- Rapporti ed eventi istituzionali.
- Funzionamento del Consiglio di amministrazione.
- Gestione salute e sicurezza sui luoghi di lavoro.
- Gestione degli applicativi informatici in uso ai diversi uffici e servizi dell’Ente.
- Programmazione e progettazione degli strumenti di digitalizzazione dell’Ente.
- Coordinamento ed implementazione delle misure tecniche di sicurezza informatica.
- Programmazione e verifica degli interventi tecnici di MO-MS in ambito hardware e software, linee dati e fisse.
- Realizzazione e trasmissione comunicati stampa.
- Trattamento delle informazioni e rassegna stampa.
- Rapporti con i media.
- Aggiornamento costante del sito internet istituzionale, gestione back and e Chat bot.
- Collaborazione e supporto nelle attività di comunicazione della direzione e della presidenza.
- Organizzazione incontri con la stampa.
- Amministra le funzioni del personale, formazione, gestione carriere, paghe e contributi, applicazione dei contratti di lavoro.
- Svolge tutte le mansioni riferibili alla gestione giuridica del personale, cura l’informazione interna ed i rapporti con le rappresentanze sindacali.
- Gestione delle assunzioni, gestione giuridica ed economica del personale dell’ente, ivi inclusa la gestione degli stipendi e previdenziale; contrattazione integrativa; formazione del personale; coordinamento elaborazione ciclo della performance.
- Gestisce la pianificazione del contenzioso avverso i Comuni e l’Erario per le tasse ed imposte.
- Gestisce la pianificazione del contenzioso avverso i terzi sia quale parte attrice che convenuta.
- Si occupa delle attività di recupero, divenuto giudiziale, dei crediti a seguito esiti del monitoraggio e report per gli incassi e le morosità (a cura dell’ufficio Patrimonio) anche a supporto di eventuali Agenzie della Riscossione esterni specificatamente individuata.
- Verifica la congruità degli atti per alienazioni, acquisizioni e facoltà connesse alle prelazioni, ovvero altri diritti reali sul patrimonio dell’Ente.
- Predispone la documentazione necessaria per la finalizzazione degli atti di vendita/acquisto.
- Comunica tempestivamente le variazioni intervenute a seguito vendite all’Ufficio Patrimonio ai fini dell’aggiornamento dei relativi sistemi applicativi di gestione.
Area Amministrativa Patrimoniale
- Fornisce agli utenti le informazioni primarie.
- Riceve suggerimenti e reclami; promuove e facilita l’accesso da parte degli utenti alle informazioni e ai servizi.
- Rileva il livello di soddisfazione degli utenti per i servizi erogati.
- Collabora con tutti gli altri uffici al fine di semplificare e standardizzare le procedure.
- Raccoglie le informazioni provenienti dai referenti de vari servizi e le rende disponibili.
- Si occupa di ricevere le domande per l’assegnazione degli alloggi, dà supporto nella compilazione delle pratiche.
- Predispone le graduatorie.
- Raccoglie le richieste relative ai diversi servizi relativi alla movimentazione degli assegnatari (cambi alloggio, disdette, ospitalità, voltura, ecc…) con conseguente inserimento in Gelim8/Gepat.
- Ricevimento pubblico dell’ufficio, rapporti con assegnatari ed Enti per tutta l’attività del settore.
- Gestisce le sedi decentrate per le funzioni di sportello.
- Cura la predisposizione e pubblicazione dei bandi per l’assegnazione degli alloggi, nonché dei bandi di mobilità.
- Calcolo del canone di affitto.
- Cura la predisposizione e pubblicazione dei bandi di assegnazione per i locali ad uso diverso dall’abitazione.
- Svolge funzioni di segreteria per le Commissioni di Assegnazione alloggi.
- Provvede a dare attuazione alle graduatorie formulate dalle Commissioni di Assegnazioni alloggi.
- Segnala all’ufficio Manutenzioni le necessità di pronta consegna e riconsegna e di unità immobiliari rispettivamente assegnate o disdettate, partecipando, ove necessario, alle operazioni di consegna delle unità stesse.
- Segnala periodicamente, al direttore attraverso il dirigente amministrativo, la situazione degli alloggi sfitti, indicando tempi e motivazioni.
- Autorizza l’ospitalità in seno al nucleo familiare degli assegnatari.
- Stipula dei contratti (per nuove assegnazioni/ristipule/ volture) con assegnatari dopo aver ricevuto il canone dall’ufficio inquinato e lo inserisce nel Gelim8 e segue tutti gli adempimenti conseguenti (imposta di registro ecc…).
- Calcola e versa l’importo di registro (1ª registrazione e successivi adempimenti).
- Predispone i decreti di rilascio ed eventuale precetto.
- Svolge le funzioni delle sedi decentrate.
- Invia il primo sollecito agli assegnatari morosi ed ai Comuni, sia nell’anno corrente che nell’anno successivo anche dopo la richiesta del Fondo sociale, piani di rientro, rateizzi ecc…, con correlata gestione della tracciabilità delle informative. In caso di reiterata insolvenza l’ufficio Morosità comunica all’ufficio Legale, con atto protocollato formale a firma del dirigente, il passaggio a contenzioso delle posizioni rilevate. Tale atto, relativo alle situazione riferite ai crediti che diversamente non si possono recuperate, andrà corredato di completa documentazione, ad esempio con la rateizzazione attraverso i piani di rientro.
- Fondo sociale.
- Piani di rientro.
- Monitora, ed in generale controlla la posizione amministrativa dei Comuni un relazione alla solidarietà nei confronti di assegnatari per morosità (ex combinato disposto L.R. 3/2010, art. 15, regolamento 8/R DPGR 15/05/2017 e regolamento 14/R L.R. n. 3/2010 – DPGR 04/10/2021).
- Si occupa della preliminare verifica delle estrazioni, con conseguente comunicazione con cadenza annuale delle amministrazioni comunali.
- Si occupa del monitoraggio e report per gli incassi e le morosità fino all’azione di recupero giudiziale, attivato secondo le modalità precedentemente esposte.
- Inoltra tempestivamente al Comune le informazioni necessarie per eventuali procedimenti di decadenza.
- Segue tutte le vicende del patrimonio incluse le sedi.
- Amministrazioni condominiali e relative assemblee.
- Assicurazioni e gestione danni, in collaborazione con l’ufficio Tecnico.
- Programmazione degli interventi strategici sul patrimonio.
- Gestisce il patrimonio di terzi: convenzioni con i Comuni.
- Partecipa o indice assemblee condominiali per gli stabili di proprietà.
- Redige la bozza del piano delle vendite e da sottoporre alla verifica dell’ufficio Tecnico.
- Si occupa dell’aggiornamento dei sistemi applicativi di rilevamento dell’intero patrimonio immobiliare dell’Ente, raccogliendo le informazioni dall’ufficio Tecnico e Legale.
- Rilevazione e aggiornamento dei dati dei beni immobili pubblici ai sensi dell’articolo 2, comma 222, della Legge 191/2009 tramite applicativo immobili del portale del Tesoro.
- Comunicazione annuale alla regione Piemonte dei dati relativi al patrimonio gestito dall’Agenzia.
- Cura la gestione cd. post affidamento (gestione rapporti con i fornitori, liquidazione fatture ecc…) per le attività di competenza, in particolare, a titolo semplificativo e non esaustivo, per quanto riguarda la gestione dei rapporti con le compagnie assicurative, aperture sinistri, pagamento premi assicurativi, risarcimento sotto franchigia ecc…; gestione parco auto (manutenzioni, rapporti con società ecc…), affidamenti servizi postali, rapporti con impresa appaltatrice della pulizia sedi (liquidazione fatture ecc…).
- Istruisce le convenzioni con enti terzi per i lavori sul patrimonio Atc.
- Assistenza agli sfratti ad opera delle competenti autorità giudiziarie e presa in carico degli arredi e delle suppellettili presenti negli alloggi ai sensi dell’art 609 comma 1 e 2 ccc (escluso il secondo comma).
- Provvede all’integrale gestione e conservazione del protocollo e della corrispondenza, sia essa in formato digitale che cartaceo, in entrata, in uscita ed interna.
- Svolge il servizio di centralino telefonico. Organizza l’alberatura dei flussi delle chiamate e del relativo aggiornamento nel tempo in relazione alle variazioni nella dotazione organica e tecnica dell’Ente.
Area Economico Finanziaria
- Redige il bilancio di previsione con i relativi allegati, assolvendo gli adempimenti di pubblicazione in Amministrazione trasparente e trasmissione alla Regione.
- Redige il conto consuntivo con i relativi allegati assolvendo gli adempimenti di pubblicazione in Amministrazione trasparente.
- Cura la predisposizione delle variazioni di bilancio di previsione finanziario di competenza del Consiglio di Amministrazione, su richiesta da parte degli uffici.
- Rileva contabilmente ed effettua il calcolo degli ammortamenti.
- Parifica i conti giudiziali degli agenti contabili e trasmissione dei relativi atti al portale Sireco.
- Calcolo, liquidazione e pagamento delle imposte dirette (Ires, Irap, Imu) ed indirette (Iva, imposta di bollo virtuale su fatture) a carico dell’Ente, escluse quelle relative ai contratti di locazione quali imposte di registro e di bollo, a carico dell’Area Patrimoniale.
- Elabora le dichiarazioni fiscali dell’Ente, curandone direttamente la trasmissione al ministero delle Finanze e all’Agenzia delle Entrate (es: dichiarazione annuale dei redditi, dichiarazione annuale imposta bollo virtuale, liquidazioni periodiche dell’Iva e la relativa dichiarazione annuale, dichiarazione annuale IMU ecc…).
- Registrazione delle fatture passive ed emissione ordinativi a favore dei fornitori e ordinativi di incasso nei confronti dei clienti, anche tramite regolarizzazione dei provvisori di uscita e di entrata.
- Monitoraggio dei tempi dei pagamenti delle fatture commerciali di tutti i servizi, tramite la piattaforma dei crediti commerciali.
- Tenuta dei libri giornale e dei registri Iva.
- Elabora e trasmette le certificazioni uniche e il relativo modello 770 esclusivamente per i professionisti e lavoratori autonomi.
- Cura il controllo dell’utilizzo dei fondi delle leggi speciali, in collaborazione con l’ufficio Tecnico.
- Gestisce la tenuta degli inventari dei beni mobili e immobili di proprietà dell’Ente (il cui consegnatario è il dirigente dell’Area Patrimoniale che si occuperà di aggiornarne i contenuti).
- Esegue gli adempimenti relativi alla gestione della Tesoreria unica.
- Gestione dei rapporti con il Tesoriere e degli adempimenti.
- Cura l’aggiornamento dell’anagrafe dell’utenza, sia dal punto di vista del nucleo familiare, sia da quello del reddito, al fine di determinare i canoni di locazione, sulla base delle valutazioni socio-anagrafiche da parte dell’Area Patrimonio (es. ospitalità, ospitalità trimestrali, cessazione del contratto, vendite unità immobiliari ecc…).
- Gestione del censimento socio-economico degli assegnatari, così come previsto dalla L.R. n 3/2010 (ogni due anni).
- Cura la bollettazione mensile, registrandone anche le variazioni, sia su richiesta di parte (aggiornamento canone di locazione, acconti mensili, aggiornamento Istat, trazione flussi, emissione bolletta, riconciliazione e regolarizzazione).
- Monitora l’andamento degli anticipi per i servizi a rimborso e fatturazione del relativo conguaglio, incluse le spese di manutenzione a carico degli assegnatari.
- Comunicazione dati statistici.
- Gestisce le entrate provenienti dal patrimonio di terzi (bollettazione e conguagli ecc…) e si occupa della rendicontazione (estrazione dati, bollettazione e anticipazione spese per conto dei Comuni) calcolo, compenso e comunicazione dei rendiconti ai Comuni.
- Determinazione dei fondi (articolo 19 c. 5 della L.R. 3/2010) e dei ricavi derivanti da alienazione, ovvero da diritti di prelazione (articolo 51 L.R. n. 3/2010).
- Monitora e aggiorna la situazione relativa ai crediti e ai debiti verso regione Piemonte.
- Gestione convenzione per accesso dalla banca dati dell’Agenzia da parte di soggetti istituzionali (Comuni).
- Programmazione triennale sei servizi e forniture.
- Gestisce tutte le attività di gare e di appalto e/o affidamento relative ad acquisti/forniture attraverso Mepa/Consip o altra piattaforma dedicata, per conto di tutti gli uffici diversi dell’Area Tecnica, la cui gestione post affidamento è demandata al settore cui fa capo l’attività (vedi OdS pro. 28371 del 16/11/2022).
- Esercita tutte le funzioni dall’Ufficio acquisti attraverso MEPA/Consip, diverse dall’Ufficio Tecnico, per le spese generali e di funzionamento dell’Ente (allacciamenti e volture utenze dei servizi con relativo controllo. Intestazioni, cessazioni, volture ecc…) sulla base delle informazioni fornite dagli uffici, ovvero d’ufficio.
Area Tecnica
- Raccordo e gestione della programmazione.
- Progetta, costruisce o recupera il patrimoni edilizio esistente, coordinando i vari uffici dell’Area Tecnica, attraverso gruppi di lavoro trasversali interni ed esterni.
- Individua e accerta l’idoneità delle aree e studia le tipologie edilizie (risanamento, recupero, nuova costruzione).
- Contatta enti o privati richiedendo l’assegnazione dei suoli.
- Elabora i piani parcellari, i relativi grafici e i computi metrici estimativi, chiede, gestisce e contabilizza i finanziamenti pubblici relativi ai agli interventi edilizi.
- Formula e aggiorna l’elenco dei prezzi e dei capitoli speciali.
- Provvede a coordinare gli adempimenti previsti in materia di sicurezza nei cantieri.
- Segue il rilascio delle concessioni edilizie e cura i rapporti con gli enti.
- Si occupa dell’accatastamento dei fabbricati, dell’elaborazione delle tabelle millesimali e del passaggio alla gestione immobiliare.
- Cura l’utilizzo dei fondi delle leggi speciali.
- Programmazione annuale dell’attività, con particolare riferimento alla individuazione ed alla proposta delle priorità di intervento.
- Predisposizione delle progettazioni necessarie alla specifica attività e definizione dei relativi finanziamenti.
- Attività di direzione lavori, con predisposizione degli atti di contabilità, delle eventuali varianti e delle certificazioni di fine lavoro.
- Liquidazione delle competenze d’appalto in acconto alle imprese per i lavori eseguiti e contabilizzati;
- Ripartizione delle spese tra i proprietari nel caso di condominio.
- Gestione degli adempimenti previsti dalla normativa e nei cantieri mobili.
- Gestione degli adempimenti previsti per la mappatura amianto.
- Servizi catastali.
- Provvede agli adempimenti amministrativi e legali relativi all’affidamento, all’appalto e alla stipulazione dei contratti.
- Si occupa delle attività di manutenzione riferite ad una parte del patrimonio esistente ivi incluse tutte le attività connesse, propedeutiche alla rapida e continua assegnazione degli alloggi.
- (SUA) cura le procedure relative all’affidamento di lavori, prestazioni e servizi per l’Ente, predispone il bando di gara con i relativi allegati, che vengono continuamente aggiornati in applicazione delle nuove disposizioni di legge, nonché l’avviso di gara e l’avviso di gara esperita.
- Cura le procedure di acquisizione di beni e servizi. Gestisce i rapporti con l’Osservatorio regionale e con l’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture.
- Stima del fabbisogno finanziario annuale dell’attività, con particolare riferimento alla competenza regolamentare degli interventi.
- Verifica segnalazioni relative alla richiesta di interventi manutentivi.
- Sopralluoghi e verifiche tecniche, sia preventive che al termine dei lavori.
- Rapporti con le ditte specializzate, incaricate dell’effettuazione dei servizi manutentivi;
- Predisposizione di capitolati tecnici attinenti ai servizi manutentivi.
- Gestione dei contratti d’appalto per gli interventi manutentivi realizzati da ditte esterne.
- Contabilizzazione dei lavori eseguiti dalle imprese appaltatrici e liquidazione delle competenze relative maturate.
- Ripartizione delle spese tra i residenti in caso di opere a carico dei conduttori degli alloggi.
- Riqualificazione interna alloggi.
- Partecipazione ad interventi di manutenzione straordinaria.
- Assistenza agli sfratti ad opera delle competenti autorità giudiziarie e presa in carico degli arredi e delle suppellettili presenti negli alloggi solo qualora l’ufficiale ne dispone lo smaltimento o la distruzione ai sensi dell’art. 609m del cpc.
- Sopralluogo e presa in carico degli alloggi riconsegnati a seguito di disdetta.
- Sopralluogo e consegna degli alloggi in fase di nuova assegnazione.
- Gestione delle aree adibite a parcheggio.
- Conduzione degli impianti tecnologici, anche attraverso il ricorso a ditte specializzate esterne.
- Osservazione e controllo continui del patrimonio nell’ambito dell’attività ordinaria, anche a verifica della corretta applicazione dei contratti di servizi richiesti dai residenti.
- Gestisce le sedi decentrate per le funzioni di sportello e due diligence.
- Partecipa alle programmazioni tecniche dei fabbricati gestiti in convenzione.
- Coordinamento gestione calore e impianti.
- Ricerca e attuazione degli obiettivi di miglioramento dell’efficienza energetica nel patrimonio impiantistico.
- Prevenzione incendi.